Zapytanie ofertowe - Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Urzędu Gminy w Bielsku

Bielsk, dnia 02.03.2023 r.

                                                                       

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE 

dla zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 130 000 złotych

 

 

I. ZAMAWIAJĄCY: Gmina Bielsk,  09-230 Bielsk  ul. Plac Wolności 3A, NIP – 7743223907.



W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 130 000 złotych, zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej wykonania zamówienia pn. „Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Urzędu Gminy w Bielsku” obejmującego:

 

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 

 

Przedmiotem zamówienia jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej – kat. B wytworzonej oraz zgromadzonej w Urzędzie Gminy w Bielsku, na zniszczenie której Urząd Gminy w Bielsku uzyskał zgodę Dyrektora Archiwum Państwowego w Płocku.

Dokumentacja może zawierać elementy metalowe i plastikowe. Ponadto w dokumentacji przeznaczonych do zniszczenia  mogą znajdować się nośniki informacji (płyty CD, DVD, dyskietki). 

Zamawiający informuje, że ilość dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia oszacowano 
na ok 20 mb. 

Zniszczenia dokumentów należy dokonać  w sposób uniemożliwiający  ich odzyskanie. 

Wykonawca zobowiązany będzie do zachowania w tajemnicy wszystkich danych do których będzie miał dostęp w związku z wykonywaniem  niniejszego zamówienia zgodnie z   ustawą  z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019r,  poz. 1781)  

 

Zamawiający zobowiązany jest do przedłożenia Zamawiającemu certyfikatu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dowodzącego zniszczenie dokumentacji zgodnie z obwiązującym prawem i normami.  

 

B. PODMIOT ZAMÓWIENIA :  

Zamówieniem niniejszym objęte są następujące podmioty: 

 

Gmina Bielsk, Plac Wolności 3A, 09-230 Bielsk

 

C.  ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY:

1.       Czas obowiązywania umowy: od dnia podpisania umowy do dnia 28.04.2023 r. 

2.       Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 

3.       Sądem właściwym do rozpatrywania sporów wynikłych z umowy jest sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 

4.       Przedstawicielami Zamawiającego w trakcie realizacji zadania będą: Magdalena Gretkowska, 
Sławomir Pietera

5.       Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień umowy w przypadku gdy: 

a)       zaistnieje konieczność rozszerzenia przedmiotu umowy w związku z koniecznością wykonywania zadań nałożonych na jednostki samorządu terytorialnego ustawami, 

b)       Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania zmian do zawartej umowy w przypadkach i na warunkach przewidzianych w art. 15r ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020r poz. 374 ze zm.)

 

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: od dnia podpisania umowy do 28.04.2023 r. 

 

IV. SPOSÓB OBLICZENIA CENY: 

1.       Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

2.       Oferowana cena w PLN powinna obejmować wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym koszty : 

a)       których poniesienie jest niezbędne dla prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia,

b)       inne, związane z realizacją przedmiotu zamówienia, np. koszty napraw, ubezpieczenia, dojazdu, itp.

3.       Cenę należy traktować jako stałą i niezmienną.

4.    Oprócz ceny proszę również o podanie:

– możliwego terminu wykonania zamówienia (w dniach, tygodniach, miesiącach, latach),

– warunków płatności.

 

V. SPOSÓB SKŁADANIA OFERTY:

1.         Oferty należy składac na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2.         Ofertę zawierającą żądane informacje proszę złożyć w formie pisemnej do dnia 
13.03.2023 r. do godz. 1000: 

a)       na adres – Gmina Bielsk, Plac Wolności 3A, 09-230 Bielsk.

b)       Do złożenia oferty wymagane jest wykorzystanie druku oferty stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć dokumenty wymieniona w pkt VI. Zapytania. Oferty bez załączników zostaną odrzucone.

3..... Otwarcie nastąpi w dniu 13.03.2023 r. o godz 1015, dopuszcza się możliwość udziału Państwa podczas otwarcia ofert.

4.       Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieszcza na stronie internetowej www.bip.bielsk.pl  informacje dotyczące

a)       kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 

b)       firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie; 

c)       ceny, 

d)       warunków płatności

VI. DO OFERTY NALEŻY ZAŁĄCZYĆ : Nie dotyczy

 

 VII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY:

 

1. Określenie wag procentowych kryteriów:  

a)       Cena          - 100 %

 

Zamawiający zsumuje ilość % we wszystkich kryteriach, a oferta która otrzyma największą ilość % zostanie uznana za najkorzystniejszą. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę.

 

VIII. INFORMACJE DODATKOWE :

1.       Zamawiający dopuszcza / nie dopuszcza* możliwości złożenia ofert częściowych i wariantowych.

2.       Zamawiający nie dopuszcza rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.

3.       Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.

4.       Wykonawca pod rygorem odrzucenia oferty zobowiązany jest dostarczyć projekt umowy zgodny z zapisami niniejszego zapytania ofertowego (w szczególności określenie właściwego zakresu usługi). Za istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy Zamawiający uznaje w szczególności te zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji pozostałych zapisów umownych w drodze negocjacji.

5.       Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z zapisami niniejszego zapytania ofertowego.

6.       W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.

7.       Ewentualne pytania dotyczące przygotowania oferty należy kierować do: Urząd Gminy w Bielsku, Plac Wolności 3A, 09-230 Bielsk, lub nr fax: 24 265 01 05 lub gmina@bielsk.pl

8.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a)       unieważnienia postępowania bez wskazania przyczyn,

b)       dokonania wyboru oferty bez podania uzasadnienia.

 

IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ:   30 dni od dnia składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 

 

X. INFORMACJE ZAMAWIAJĄCEGO DO CELÓW PRZYGOTOWANIA OFERTY:

Nie dotyczy

XI. Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie  o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, iż na podstawie art. 13 RODO przysługują Pani/Panu określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych. 

1.        Administratorem Pani/Pana danych osobowych  jest Urząd Gminy Bielsk  reprezentowany przez Wójta Gminy Bielsk. 

2.        Z administratorem danych może się Pani/Pan skontaktować pod adresem: Urząd Gminy Bielsk, Plac Wolności 3A, 09-230 Bielsk, tel.: 24 265-01-01, e-mail: gmina@bielsk.pl

3.        Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych. Jeżeli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Urzędu Gminy Bielsk, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan z nim skontaktować pod adresem e-mail: iod@bielsk.pl

4.        Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Stworzenie ścieżki edukacyjno-przyrodniczej na terenie Gminnego Ośrodka Kultury w Bielsku”  prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.

5.        odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;  

6.        Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

7.        obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;  

8.        w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9.        posiada Pani/Pan:

-     na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

-     na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;

-     na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;  

-     prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10. nie przysługuje Pani/Panu:

-     w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

-     prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

-     na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

 

 

Załączniki :

1/ Załącznik nr 1 - OFERTA WYKONAWCY W TRYBIE  ZAPYTANIA OFERTOWEGO